Als die Hauskreis-Arbeit der Bremer Matthäus-Gemeinde zu wachsen begann, wurde es immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Eine selbstprogrammierte Internetlösung hat Abhilfe geschaffen.


Angefangen hatte es mit einer Bemerkung des Hauptpastors. Er meinte zu mir: „Es wäre gut, wenn wir wüssten, was in den Hauskreisen läuft? Du solltest sie einfach mal besuchen.“ Ich hatte meine Ausbildung 1978 gerade abgeschlossen und sagte zu, ohne zu wissen, worauf ich mich da einließ. Es war ein gewaltiger Aufwand, mehr als 30 Hauskreise zu besuchen. Am Ende der Zeit wusste ich nicht mehr, wie es den ersten Hauskreisen inzwischen erging. Auch wenn die Kontakte zu den Hauskreisen herzlich waren, eins habe ich aus dieser Zeit gelernt: Eine Vernetzung der Hauskreise kann in einer größeren Gemeinde nicht über Pastorenbesuche laufen.


Vernetzung im Hauskreisleiterabend
Die Vernetzung unserer Hauskreise war Mitte der Achtzigerjahre mehr oder weniger zufällig durch bestimmte Aktionen oder Evangelisationen bestimmt. Irgendwann wurde uns deutlich: Wir brauchen eine klare Struktur, damit die Hauskreise auf Dauer miteinander verbunden bleiben und sich nicht von der Gemeinde lösen. Wir entschieden uns für einen Hauskreis leiter abend, der einmal pro Quartal stattfindet. Wir wollten einerseits den Hauskreisleitern nicht noch mehr Termine aufbürden, empfanden aber andererseits, dass die Abstände zwischen den Treffen nicht zu groß werden dürften. Der Abend hat sich in der Vernetzung der Hauskreise bewährt, aber wir bekamen ein Problem mit ihm nicht in den Griff.


Wohin mit den Neuen?
Immer, wenn für den Gemeindebrief die Adressen und Zeiten der einzelnen Hauskreise aktualisiert werden sollten, wurde es kritisch. Am Hauskreisleiterabend ließen wir eine Liste durchgehen, auf der jeder Leiter die Angaben für seinen Hauskreis korrigieren sollte. Aber es waren nie alle Leiter anwesend. Und wenn wir per Brief um die fehlenden Aktualisierungen baten, dauerte es lange, bis wir alle zurückbekamen. Besonders herausfordernd wurde es, als wir im Rahmen der Aktionen „40 Tage Leben mit Vision“ und „40 Tage Liebe in Aktion“ viele neue Leute in unsere Hauskreise einluden. Manche von ihnen hatten besondere Wünsche an ihren zukünftigen Hauskreis. Einige wollten einen Kreis in ihrer Nähe. Andere suchten eher nach einem Hauskreis, in dem sie auf Gleichaltrige trafen. Aber niemand von uns hatte den Überblick, um alle gewünschten Zuordnungen vornehmen zu können. Ich erkannte, dass wir ein neues System brauchten, um solche Daten aktuell abrufen zu können.
Dazu kam, dass die zunehmende Mobilität der Gesellschaft auch an unserer Gemeinde nicht vorüber ging. Die Adressen unserer Gemeindeglieder veränderten sich häufiger. Neue Hauskreise bildeten sich schnell und konnten bisweilen auch bald wieder geschlossen werden. „Zwischen Tür und Angel“ bekamen wir am Sonntag mitgeteilt, dass sich ein Hauskreis nun zu einer anderen Zeit treffen würde. Manchmal wurde uns auch ein Zettel mit entsprechenden Angaben zugesteckt. Aber diese Informationen gingen oft verloren, weil wir sie in einem solchen Moment nicht richtig speichern konnten. Und selbst, wenn wir die Informationen behielten, mussten alle Daten von jemand noch getippt werden. Ein mühevolles und ineffektives Verfahren!


1.443 Hauskreise vernetzen
Während eines Besuchs in der Saddleback-Gemeinde bei Los Angeles fragte ich den Verantwortlichen für die Hauskreise, wie sie die Daten ihrer damals 1.443 Hauskreise verwalten würden. Als er ausführte, wie alle Daten über die Hauskreisleiter selbst elektronisch verwaltet werden und welche enormen Vorteile dieses Verfahren hat, da war mir endgültig klar, was ich mir schon ein Jahr zuvor überlegt hatte: Auch in der Matthäus-Gemeinde sollen die Daten der Hauskreise in Zukunft nur noch elektronisch und eigenverantwortlich verwaltet werden. Auch wenn es bei uns zu diesem Zeitpunkt nur knapp 50 Hauskreise waren. Ich bat den Administrator unserer Internetseite, ein Programm zu schreiben, mit dem wir diese Hauskreisdaten verwalten konnten. Glücklicherweise war er dazu bereit und auch in der Lage.


Digitale Möglichkeiten
Von Anfang an sollte es nicht nur eine selbstverwaltete Liste der Hauskreise sein, ich wollte mit einem Mausklick sämtliche Leiter und Co-Leiter der Hauskreise per Mail erreichen können. Unser Systemadministrator bastelte genau solch ein Programm. Jetzt kann ich die Hauskreisleiter schnell mit aktuellen Informationen versorgen. Die Einladung zum nächsten Hauskreisleiterabend mit dem jeweiligen Programm kann rechtzeitig und einfach verschickt werden. Manchmal sende ich sogar noch eine kleine Erinnerung drei, vier Tage vor dem Termin. Von Zeit zu Zeit bereiten wir für die Hauskreise Materialien für mehrere Abende vor. Diese Vorbereitungen können sich die Leiter und Co-Leiter herunterladen und ausdrucken. Per Suchfunktion können wir nun als Gemeindeleiter schnell helfen, wenn jemand einen Hauskreis in seiner Nähe sucht oder sich fragt, ob ihn vielleicht ein Hauskreisteilnehmer dorthin mitnehmen könnte. Zugegeben, an dieses elektronische Verfahren musste sich mancher in der Gemeinde erst etwas gewöhnen. Aber heute, nach vier Jahren, ist es fest etabliert und durchgängig geschätzt. Und dort, wo ein Leiter keinen Computer besitzt, hat irgendjemand im Hauskreis mit seinem PC diese Aufgabe der Informationsweitergabe übernommen.

Mehr zum Thema erfahren Sie in Ausgabe 5 (Jan bis Mrz 2008)!